Omnia Feed

Analysert av Mobexer

Omnia Feed er en produktivitetsapp for deg som allerede bruker et Omnia-intranett gjennom jobben. Jeg opplever den først og fremst som en mobil inngang til arbeidsplassens interne informasjon, ikke som et komplett prosjektverktøy eller en vanlig nyhetsapp. Det er en viktig forskjell: Verdien avhenger av hvordan organisasjonen har satt opp Omnia, og hvor mye innhold som faktisk publiseres der.

På mobilen gjør appen det enklere å følge med når du ikke sitter foran en datamaskin. Du kan bruke den til å holde kontakten med virksomhetens interne strøm, lese oppdateringer og sjekke hva som skjer i organisasjonen mens du er på farten. For ansatte som ofte beveger seg mellom møter, arbeidssteder eller oppgaver, kan dette være mer praktisk enn å åpne intranettet i en nettleser hver gang.

Jeg liker at Omnia Feed har en tydelig og avgrenset rolle. Den prøver ikke å være både chat, kalender, dokumentarkiv og oppgavestyring på én gang. Samtidig betyr det at du ikke bør installere den med forventning om å få en komplett mobil arbeidsflate. Dette er en følgesvenn til Omnia-intranettet, ikke en erstatning for alle arbeidsverktøyene dine.

Slik fungerer den i en vanlig arbeidsdag

Den mest naturlige arbeidsflyten begynner med å åpne appen når du vil få et raskt bilde av hva som er nytt internt. I stedet for å lete gjennom bokmerker eller logge inn på en full nettside, får du en mer direkte vei til Omnia-miljøet. Jeg ville brukt den ved starten av arbeidsdagen, før et møte eller når jeg trenger å kontrollere om det har kommet en intern beskjed.

Et realistisk eksempel er en ansatt som er på vei mellom to avdelinger. På kontoret har personen kanskje lest intranettet på en stor skjerm, men ute i bygget er mobilen det mest tilgjengelige verktøyet. Omnia Feed kan da brukes til å sjekke en nyhet, en intern kunngjøring eller annen informasjon som organisasjonen har lagt ut. Det sparer ikke nødvendigvis mange minutter hver gang, men det reduserer friksjonen ved å holde seg oppdatert.

Jeg ville likevel laget en enkel vane rundt bruken. Appen fungerer best når du bestemmer deg for når den skal sjekkes, i stedet for å åpne den tilfeldig hele dagen. En kort gjennomgang om morgenen og en ny sjekk etter lunsj kan være nok for mange. Hvis arbeidsplassen publiserer mye innhold, er det smartere å skille mellom det som må leses med én gang, og det som kan vente.

Et nyttig grep er å bruke appen som et første filter. Les overskriften og innledningen i strømmen, og gå videre til full informasjon bare når saken faktisk gjelder deg. På den måten blir Omnia Feed et verktøy for orientering, mens mer omfattende oppgaver fortsatt håndteres i de systemene virksomheten bruker til dokumenter, møter eller oppfølging.

Dette er også grunnen til at appen passer bedre for ansatte enn for tilfeldige besøkende. Den er knyttet til et internt miljø, så nytten oppstår først når arbeidsgiveren din bruker Omnia som informasjonskanal. For en privatperson uten tilgang til et slikt intranett vil appen ha liten verdi, selv om den er gratis å installere.

Start med riktig forventning

Før jeg vurderer en app som denne, spør jeg meg selv hvilket problem den faktisk løser. Her er svaret enkelt: Omnia Feed gjør intern informasjon mer tilgjengelig på mobil. Den gjør ikke nødvendigvis informasjonen bedre organisert, og den kan heller ikke kompensere for et intranett som er lite oppdatert eller fullt av uklare publiseringer.

Det er en viktig nyanse. Hvis organisasjonen bruker gode kategorier, tydelige overskrifter og en fast publiseringsrutine, blir mobiltilgangen nyttig. Hvis innholdet er ujevnt, kan appen føles som en strøm av ting du må sortere selv. Jeg ville derfor vurdert både appen og kvaliteten på Omnia-oppsettet rundt den.

Appen kommer fra Omnia Digital Workplace AB og ligger i kategorien produktivitet. Den er gratis, har aldersmerking PEGI 3 og kan brukes på Android fra versjon 7.0. Den har vært tilgjengelig siden april 2017, og den nåværende versjonen er 7.11.6.0. Med over ti tusen installasjoner fremstår den som et nisjeverktøy for organisasjoner, ikke som en massemarkedsapp du installerer uten en konkret jobbrelasjon.

Innstillinger jeg ville sjekket først

Det første jeg ville gjort etter innlogging, er å undersøke hvilke innstillinger appen tilbyr på akkurat din enhet og i ditt Omnia-miljø. Jeg vil ikke anta at alle arbeidsplasser har samme oppsett, men noen grunnleggende valg kan ha stor betydning for hvor behagelig appen er å bruke. Se særlig etter hvordan nye innlegg presenteres, hvordan varsler håndteres, og om appen lar deg styre hva som krever oppmerksomhet.

Varsler fortjener ekstra omtanke. Hvis alt som publiseres gir et avbrudd, kan strømmen raskt bli mer forstyrrende enn nyttig. Jeg foretrekker å begrense varsler til informasjon som faktisk trenger rask respons, dersom oppsettet gir mulighet for det. For resten er det bedre å lese i en planlagt sjekk enn å la mobilen trekke deg ut av møter og konsentrert arbeid.

På en jobbtelefon kan det også være lurt å kontrollere hvilken konto eller arbeidsprofil appen bruker. Dette er særlig relevant hvis du har flere arbeidsrelaterte kontoer eller bytter mellom virksomheter. En ryddig start reduserer risikoen for at du ser feil innhold eller stadig må logge inn på nytt.

Jeg ville også testet lesbarheten før jeg bestemte meg for at appen fungerer dårlig. Prøv både stående og liggende visning, juster tekststørrelsen på telefonen hvis det er nødvendig, og se hvordan lengre innlegg oppfører seg på en liten skjerm. En intern nyhet som er grei på en stor skjerm, kan bli tung å lese på mobil hvis den inneholder mange avsnitt eller vedlegg.

Et annet praktisk spørsmål er tilgang. Hvis du skal bruke appen utenfor kontoret, bør du kontrollere at arbeidskontoen din faktisk fungerer på mobilnettet eller det trådløse nettverket du vanligvis bruker. Ikke vent til du står på en reise eller i et møte utenfor kontoret. Den beste mobilflyten er den du har prøvd på forhånd.

Raskere mønstre for erfarne brukere

Etter min mening handler effektiv bruk mindre om å trykke raskt og mer om å gjenta en god rutine. Jeg ville lagt Omnia Feed på et sted på startskjermen der den er lett å nå, men ikke nødvendigvis blant de mest distraherende appene. Målet er å gjøre den tilgjengelig når du trenger den, uten å gjøre den til en konstant kilde til avbrytelser.

En god vane er å lese strømmen med et bestemt spørsmål i hodet: «Er det noe her som endrer arbeidsdagen min?» Det kan være en ny prosedyre, en beskjed fra ledelsen eller informasjon om en praktisk endring. Hvis svaret er nei, kan du ofte gå videre uten å bruke tid på å åpne alt.

Jeg ville også brukt en enkel tretrinnsmetode. Først skanner jeg nye innlegg. Deretter åpner jeg bare det som er relevant for rollen min. Til slutt noterer jeg eventuelle handlinger i det verktøyet jeg vanligvis bruker til oppgaver eller kalender. Det siste trinnet er viktig, fordi en intranettstrøm ikke bør bli en uformell oppgaveliste du håper å huske senere.

For teamledere kan appen være spesielt nyttig som en rask kanal for å følge med på hva som blir kommunisert bredt. Men jeg ville ikke brukt den alene til tidskritiske beskjeder. En publisering i en feed er ikke det samme som at alle har lest eller forstått innholdet. Når noe haster, bør organisasjonen fortsatt bruke den arbeidskanalen som er etablert for direkte varsling.

Et mindre åpenbart bruksområde er for ansatte som sjelden sitter ved en fast arbeidsstasjon. Feltarbeidere, medarbeidere i butikk eller personer som arbeider på flere lokasjoner kan få større nytte av mobiltilgangen enn kontoransatte som allerede har intranettet åpent hele dagen. For dem kan appen bli en praktisk bro mellom den daglige jobben og virksomhetens interne informasjonsflyt.

Samtidig bør du unngå å lese den som en sosial strøm. Hvis du behandler hvert innlegg som underholdning, bruker du mer tid enn nødvendig. Jeg synes den fungerer bedre som en kontrollflate: et sted du raskt orienterer deg, finner relevant informasjon og går tilbake til oppgaven din.

Hvor grensene blir tydelige

Den største begrensningen er at Omnia Feed er avhengig av innholdet og strukturen i organisasjonens Omnia-intranett. Appen kan gjøre tilgangen enklere, men den kan ikke rydde opp i uklare sider, gamle kunngjøringer eller informasjon som er vanskelig å finne. Hvis du ofte må lete lenge etter riktig dokument eller svar, vil en mobil inngang ikke alene løse problemet.

Jeg ville derfor ikke valgt denne løsningen som hovedverktøy for prosjektarbeid, samarbeid i sanntid eller detaljert oppfølging av oppgaver. Der passer dedikerte verktøy bedre. En vanlig nettleser kan også være et bedre valg når du skal sammenligne flere sider, skrive lengre tekst eller arbeide med mange dokumenter samtidig.

Mobilskjermen setter dessuten en naturlig grense. Omnia Feed er praktisk for korte oppdateringer og rask lesing, men mindre egnet når innholdet krever grundig analyse. Hvis en intern sak har mange detaljer, bør du vente til du kan lese den i et større grensesnitt. Det er ikke en svakhet som gjør appen ubrukelig, men det er en forskjell mellom mobil tilgang og mobil produksjon.

En annen trade-off er balansen mellom tilgjengelighet og arbeidsro. Jo enklere det er å åpne intern informasjon, desto lettere er det også å sjekke den utenfor arbeidstid. Jeg anbefaler å slå av eller begrense varsler som ikke er nødvendige, og å lage en tydelig grense for når arbeidsrelatert innhold skal følges opp. Appen kan støtte fleksibilitet, men den bør ikke bestemme rytmen din.

Hvis du ikke har en aktiv Omnia-konto gjennom arbeidsgiveren din, er dette sannsynligvis feil app å bruke tid på. Det samme gjelder hvis du egentlig leter etter en privat nyhetsleser, en oppgaveliste eller en chat-app. Omnia Feed gir mest mening når den inngår i en eksisterende digital arbeidsplass.

Hvordan den står mot vanlige alternativer

Sammenlignet med å åpne intranettet i nettleseren, føles appen mer direkte i en mobil arbeidshverdag. Du slipper å starte med en nettleserfane og lete etter riktig bokmerke. Nettleseren har likevel fordelen når du trenger full oversikt, flere faner eller mer plass til komplekse sider.

Sammenlignet med e-post er en intranettfeed bedre egnet til informasjon som gjelder mange ansatte og bør være tilgjengelig over tid. E-post passer bedre når en bestemt person trenger en direkte beskjed eller når du må svare og følge opp. Jeg ville derfor ikke brukt Omnia Feed som erstatning for innboksen, men som et sted for den bredere interne kommunikasjonen.

Sammenlignet med chatverktøy er forskjellen enda tydeligere. Chat er raskt og samtalebasert, mens en feed normalt fungerer bedre for kunngjøringer, nyheter og informasjon som skal kunne leses av flere. Når du trenger dialog, avklaringer eller umiddelbare svar, vil chat fortsatt være mer effektivt.

For dokumentarbeid er en datamaskin ofte bedre. På mobil kan du lese og orientere deg, men tastatur, større skjerm og filhåndtering gjør nettleser eller skrivebordsverktøy mer praktisk når du skal produsere noe selv. Jeg ser derfor Omnia Feed som det første steget i arbeidsflyten, ikke nødvendigvis det siste.

Hvem bør bruke den?

Jeg anbefaler appen til ansatte i organisasjoner som allerede bruker Omnia som intranett, særlig hvis de ofte trenger intern informasjon mens de er borte fra skrivebordet. Den passer også for personer som vil ha en mer samlet mobil inngang til virksomhetens nyheter, kunngjøringer og andre publiseringer.

Den er mindre interessant for deg som arbeider alene, ikke har tilgang til et Omnia-miljø eller forventer avanserte funksjoner for oppgaver og samarbeid. Hvis hovedbehovet ditt er å planlegge dagen, redigere dokumenter eller holde en privat innholdsliste, finnes det mer målrettede alternativer.

Jeg synes også at organisasjonens publiseringskultur bør være en del av vurderingen. En aktiv og ryddig feed kan gjøre appen til en nyttig del av arbeidsdagen. En ujevn feed med for mange irrelevante innlegg kan gjøre at ansatte slutter å følge med. Før du anbefaler den bredt internt, ville jeg derfor testet den med noen ulike roller, ikke bare med administratorer.

Min vurdering etter en mer bevisst bruk

Omnia Feed lykkes når jeg bruker den som en rask, mobil kanal inn til arbeidsplassens Omnia-intranett. Den er enkel å forstå i rollen sin, og den kan gjøre intern informasjon mer tilgjengelig for ansatte som ikke hele tiden sitter ved en datamaskin. Gratisprisen gjør terskelen lav for organisasjoner som allerede har løsningen i bruk.

Det viktigste er å kombinere appen med gode vaner: juster varsler, sjekk innholdet på bestemte tidspunkter, bruk strømmen til orientering og flytt konkrete oppgaver videre til riktige verktøy. Da blir den mindre masete og mer nyttig. Jeg ville også beholdt nettleseren som alternativ når jeg skal gjøre mer omfattende arbeid.

Utvikleren Omnia Digital Workplace AB har laget et verktøy med en tydelig nisje. Det er ikke en app jeg ville anbefalt til alle, men for riktig arbeidsplass kan den være en praktisk forskjell i hverdagen. Min anbefaling er positiv for ansatte som allerede lever i et Omnia-intranett, men betinget av at organisasjonen holder innholdet relevant og godt strukturert.

Etter å ha vurdert arbeidsflyt, innstillinger og begrensninger sitter jeg igjen med et enkelt råd: Installer den hvis jobben din faktisk bruker Omnia og du trenger mobil tilgang. Bruk den som en kontrollflate for hva som skjer internt, ikke som et komplett arbeidsverktøy. Med den forventningen er Omnia Feed en ryddig og nyttig produktivitetsapp; uten den blir den fort overflødig.

For meg er dette en app som belønner faste rutiner mer enn konstant bruk. Når jeg åpner den på riktig tidspunkt, filtrerer hardt og lar andre verktøy ta seg av oppfølgingen, gjør den jobben sin uten å kreve mye oppmerksomhet. Det er akkurat den rollen en mobil intranettapp bør ha.

Vanlige spørsmål