INTRUM CRM

Analysert av Mobexer

Jeg møter INTRUM CRM som en smal, jobbrelatert mobilklient fra INTRUM CRM, ikke som en vanlig forbrukerapp. Det er en viktig forskjell å forstå før du installerer den. Her handler verdien først og fremst om å ha et arbeidsverktøy tilgjengelig på mobilen, særlig når en oppgave må følges opp uten at du sitter foran en datamaskin.

Ved første inntrykk er dette en løsning for en bestemt arbeidshverdag, ikke en app jeg ville anbefalt tilfeldig til venner som bare ønsker et generelt kontaktsystem. Den er gratis å hente, har aldersmerking PEGI 3 og finnes i en nåværende versjon 3.09. Appen har vært tilgjengelig siden 2. desember 2021 og støtter Android fra 4.4, noe som gjør den aktuell også på eldre telefoner.

Fra arbeidsbehov til ferdig oppfølging

Når mobilen blir første stopp

Det mest naturlige utgangspunktet er en arbeidssituasjon der informasjon må håndteres mens du er på farten. Kanskje begynner dagen med en oppgave som allerede ligger i arbeidsflyten, eller med en henvendelse som må registreres og sendes videre. I stedet for å vente til du er tilbake ved en fast arbeidsstasjon, kan du bruke mobilklienten som inngang til CRM-arbeidet.

Jeg synes dette er appens tydeligste rolle: Den skal gjøre en eksisterende arbeidsprosess mer tilgjengelig. Det betyr også at nytten avhenger av hvordan arbeidsplassen bruker INTRUM CRM. For en ansatt som allerede arbeider i dette miljøet, kan mobiltilgangen være praktisk. For en person som leter etter et frittstående CRM-verktøy til eget firma, er det en helt annen vurdering.

Det er lett å overvurdere en app med et så kort butikkbudskap som «INTRUM CRM». Navnet forklarer hvem løsningen er knyttet til, men ikke nødvendigvis hvordan den passer inn i din konkrete rolle. Derfor ville jeg avklart internt hvem som skal bruke den, hvilke oppgaver som faktisk skal gjøres på mobilen, og hvor resten av behandlingen foregår før jeg gjør den til en fast del av arbeidsdagen.

En realistisk arbeidsdag

Se for deg en medarbeider som får ansvar for en sak som må følges opp i løpet av dagen. Først åpner medarbeideren mobilklienten for å finne riktig arbeidsgrunnlag. Deretter vurderes hva som må registreres, hva som skal sendes videre, og hva som kan vente til den mer omfattende behandlingen skjer i den øvrige CRM-løsningen.

Den praktiske gevinsten ligger ikke nødvendigvis i at hele prosessen blir flyttet til telefonen. Den ligger i at et viktig steg kan tas når situasjonen oppstår. En oppgave kan bli fanget opp tidligere, en intern overlevering kan skje raskere, og du slipper å stole på hukommelsen når du er mellom møter eller arbeidssteder.

Jeg ville likevel brukt mobilen med en tydelig arbeidsregel: registrer det som må videre i øyeblikket, men ikke prøv å presse alle detaljer inn i en liten skjerm hvis oppgaven krever lang tekst, mange vurderinger eller kontroll mot flere kilder. Det er et av de viktigste kompromissene ved en mobilklient. Hastighet og tilgjengelighet er styrken; dybde og oversikt kan være enklere på en større skjerm.

Steg for steg gjennom arbeidsflyten

En god arbeidsflyt begynner med å identifisere riktig sak eller kontakt. Her bør du være nøye før du går videre. Når flere oppgaver ligner hverandre, kan en rask registrering på mobilen bli problematisk hvis du starter i feil kontekst. Jeg anbefaler derfor å kontrollere navn, referanse eller annen synlig identifikasjon før du legger inn en oppdatering.

Det neste steget er å skille mellom informasjon som bare skal noteres, og informasjon som utløser en videre handling. Dette skillet er lett å overse når man jobber raskt. En kort intern oppdatering kan være nok i ett tilfelle, mens en annen situasjon krever at saken sendes til en kollega eller behandles videre i systemet. Tenk på mobilklienten som et arbeidsledd, ikke automatisk som hele beslutningsprosessen.

Deretter bør du lese gjennom registreringen før du avslutter. På en telefon er det fort gjort å skrive kortere enn du egentlig mente, eller å hoppe over en detalj fordi du blir avbrutt. En ekstra kontroll kan spare tid for personen som tar over. Den beste mobilrutinen er ikke den raskeste registreringen, men den som gjør neste steg tydelig.

Til slutt må du vite hva som skjer etter at du har lagret eller sendt informasjonen videre. En mobilhandling har først verdi når den blir synlig for riktig person eller inngår i riktig arbeidsflyt. Hvis du er usikker på om saken er ferdig behandlet, bør du ikke tolke en lagring som et endelig resultat. Sjekk arbeidsprosedyren hos virksomheten din, særlig hvis oppgaven har konsekvenser for andre.

Handover mellom medarbeidere

Overleveringen er der jeg mener en CRM-klient virkelig kan vise sin verdi. En sak som bare ligger i hodet på én medarbeider, er sårbar. Når relevant informasjon blir registrert mens den er fersk, får neste person et bedre utgangspunkt. Det kan være forskjellen mellom en smidig fortsettelse og en ny runde med spørsmål.

For at overleveringen skal fungere, bør du skrive med mottakeren i tankene. Unngå interne forkortelser som bare du forstår, og skill mellom fakta, avtaler og egne vurderinger. En kort, presis oppdatering er ofte mer nyttig enn en lang tekst uten tydelig konklusjon. Dette er ikke en funksjon jeg kan tilskrive appen alene, men en arbeidsmåte som blir ekstra viktig når informasjonen registreres fra en mobil.

Jeg ville også etablert en fast vane for oppgaver som ikke kan fullføres med én gang. Skriv hva som allerede er gjort, hva som gjenstår, og hvem som bør ta neste steg. Da blir mobilklienten et bindeledd mellom mennesker, ikke bare et sted der data samles. For team med skift, feltarbeid eller mange korte oppfølginger kan dette være mer verdifullt enn et stort antall avanserte funksjoner.

Samtidig finnes det en grense. Hvis en sak krever omfattende dokumentasjon eller en lang forklaring, kan en mobil overlevering bli for knapp. I slike tilfeller ville jeg brukt telefonen til å sikre hovedpunktet og deretter fullført arbeidet i den vanlige CRM-flaten. Det gir en bedre balanse mellom å få saken inn i systemet raskt og å gi mottakeren nok kontekst.

Hva jeg liker ved mobilformatet

Den mest konkrete fordelen er tilgjengeligheten. En jobbrelatert app på mobilen følger arbeidsdagen på en annen måte enn en løsning som bare er praktisk ved skrivebordet. Det kan redusere forsinkelsen mellom en hendelse og registreringen av den, og det gjør det lettere å holde arbeidsflyten samlet når du beveger deg mellom steder.

Jeg liker også at appen har en tydelig, smal identitet. Den prøver ikke å være en generell underholdningsapp eller et tilfeldig produktivitetsverktøy. For riktig bruker er det en fordel at navnet og formålet peker mot INTRUM CRM-miljøet. Du vet i det minste hvilken type arbeidsoppgave du skal knytte den til.

Støtte for eldre Android-enheter kan dessuten være praktisk i organisasjoner som ikke bytter telefoner ofte. Minimumskravet Android 4.4 gjør terskelen lav på operativsystemnivå. Det betyr ikke at alle eldre telefoner automatisk vil gi en god opplevelse, men det gjør appen mer tilgjengelig enn mange nyere arbeidsverktøy som krever moderne maskinvare.

At appen er gratis, er også positivt for den enkelte bruker. Du trenger ikke vurdere en separat kjøpskostnad bare for å installere den. Likevel bør du skille mellom gratis app og gratis arbeidsprosess. Tilgang til et jobbverktøy kan fortsatt avhenge av virksomhetens oppsett, konto og rutiner, så installasjonen alene er ikke det samme som at løsningen er klar for personlig bruk.

Friksjon du bør planlegge for

Den første friksjonen er avhengigheten av organisasjonen rundt appen. INTRUM CRM er ikke en universell kontaktbok som gir mening utenfor et bestemt arbeidsmiljø. Hvis du ikke allerede har en rolle eller tilgang i riktig system, vil appen sannsynligvis ha begrenset verdi for deg. Dette er grunnen til at jeg ikke ville valgt den som mitt første CRM-verktøy for et nytt prosjekt.

Den andre friksjonen er skjermstørrelsen. Mobilen er god når du skal sjekke, registrere eller følge opp korte arbeidssteg. Den er mindre behagelig når du skal sammenligne mye informasjon, skrive lange notater eller kontrollere en komplisert sak. En bruker som forventer samme arbeidsflate som på en datamaskin, kan derfor bli skuffet selv om mobilklienten gjør det viktigste tilgjengelig.

Den tredje friksjonen handler om avbrytelser. Jobb på mobil skjer ofte i et miljø med telefoner, møter og skiftende oppgaver. Hvis du begynner på en registrering og blir avbrutt, må du ha en vane for å kontrollere hva som faktisk ble fullført. Jeg ville ikke stole blindt på at en påbegynt handling er ferdig bare fordi du har vært inne i saken.

Det er også en menneskelig risiko ved raske registreringer: Når informasjon legges inn i fart, kan den bli for kort eller uklar. Appen kan gjøre det enklere å handle raskt, men den kan ikke erstatte god vurdering. For kvaliteten på teamets arbeid er det derfor viktigere å ha en enkel intern standard for notater enn å fylle alle tilgjengelige felt uten tanke.

Hvordan den står mot vanlige alternativer

Sammenlignet med e-post har en CRM-klient en klar arbeidsmessig fordel når informasjonen skal knyttes til en bestemt sak eller oppfølging. E-post kan være fleksibelt, men detaljer blir lett liggende i innbokser, tråder og personlige mapper. En mobilklient er mer målrettet når oppdateringen skal inn i den etablerte arbeidsflyten.

Sammenlignet med notater på telefonen er fordelen enda tydeligere for teamarbeid. Et privat notat kan være raskt, men det krever et ekstra steg før andre får tilgang. Det øker risikoen for at informasjon blir glemt eller overført ufullstendig. Jeg kan godt bruke et midlertidig notat for å huske et navn eller et tidspunkt, men jeg ville ikke brukt det som endelig lagring for en arbeidsrelatert sak.

Mot et generelt CRM-system er INTRUM CRM mer spesifikt. Et bredt system kan passe bedre hvis du selv skal velge struktur, bygge egne arbeidsflyter eller samle kunder fra mange forskjellige deler av virksomheten. Denne mobilklienten gir mest mening når arbeidet allerede hører hjemme i INTRUM CRM. Velg den for tilknytningen til arbeidsmiljøet, ikke fordi den skal erstatte alle andre verktøy.

Mot en full desktopklient vinner mobilversjonen på tilgjengelighet, men taper normalt på arbeidsflate. Derfor ser jeg dem ikke som direkte konkurrenter. Den beste løsningen er ofte å bruke mobilen til det som haster eller skjer ute i arbeidssituasjonen, og den større løsningen til kontroll, fordypning og oppgaver som krever mer konsentrasjon.

Hvem får mest ut av den?

Jeg synes appen passer best for ansatte som allerede har en arbeidsrelasjon til INTRUM CRM og trenger tilgang mens de ikke sitter ved en datamaskin. Den kan være nyttig for personer som ofte må registrere korte oppdateringer, følge opp saker eller gjøre en overlevering før arbeidsdagen går videre.

Den kan også passe for team som ønsker en mer konsekvent overgang fra muntlig beskjed til skriftlig oppfølging. I stedet for at en kollega sier «jeg tar det senere», kan arbeidsinformasjonen legges inn mens saken fortsatt er fersk. Det gir bedre sporbarhet i den praktiske hverdagen, selv om kvaliteten fortsatt avhenger av hva brukeren faktisk skriver.

Jeg ville derimot styrt unna hvis du bare trenger en enkel personlig kontaktliste, et prosjektverktøy for fritiden eller et fleksibelt CRM-system du kan forme helt selv. Da vil en generell løsning sannsynligvis være enklere å forstå og mer relevant. Denne appen er ikke interessant fordi den har bredest mulig bruksområde, men fordi den kan passe inn i en bestemt arbeidsflyt.

Praktiske råd før du tar den i bruk

Før installasjon ville jeg avklart hvilken konto eller tilgang som skal brukes, og hvem som hjelper deg hvis du ikke kommer inn. Det sparer tid å løse dette før en travel arbeidsdag. Jeg ville også spurt hvilken type oppdateringer som forventes på mobilen, slik at du ikke prøver å gjøre en oppgave på feil sted.

Start med én konkret arbeidsflyt. Test for eksempel hvordan du finner en relevant sak, legger inn en kort oppdatering og sørger for at neste person forstår hva som skal skje. Når denne rutinen fungerer, kan du utvide bruken. Det er bedre enn å åpne appen for alle mulige oppgaver uten en felles standard.

Et annet godt råd er å kontrollere overleveringen sammen med en kollega. Be mottakeren forklare hva han eller hun forstår av registreringen. Hvis budskapet blir uklart, har du funnet problemet før det påvirker en virkelig sak. Dette er et enkelt, men ofte oversett tiltak når en mobilklient innføres i et team.

Til slutt bør du holde appen oppdatert når virksomheten krever det, samtidig som du ikke bytter arbeidsmåte midt i en kritisk oppgave uten å vite hva som er endret. Den nåværende versjonen er 3.09, og appen har allerede vært i bruk siden 2021. For meg gir det et inntrykk av et etablert arbeidsverktøy, men den konkrete opplevelsen vil fortsatt avhenge av oppsettet på arbeidsplassen.

Min vurdering etter å ha sett på hele kjeden

INTRUM CRM fungerer best når jeg ser den som ett ledd fra en oppgave oppstår til informasjonen er sendt videre og kan brukes av neste person. Den løser ikke hele arbeidsdagen, og den bør heller ikke vurderes som om den var et komplett, frittstående CRM-system. Styrken ligger i at mobilen kan bringe et eksisterende arbeidsmiljø nærmere situasjonen der arbeidet faktisk skjer.

Jeg liker den for brukere som trenger en direkte vei inn i jobbrelatert CRM-arbeid, spesielt når alternativet er å vente, skrive et privat notat eller sende en løs e-post. Jeg liker den mindre for oppgaver som krever mye tekst, bred sammenligning eller selvstendig systemoppsett. Der vil en større arbeidsflate eller et mer fleksibelt verktøy ofte være bedre.

Med over ti tusen installasjoner er dette ikke en app jeg ville omtalt som et tilfeldig eksperiment, men heller ikke som et verktøy alle Android-brukere trenger. Min anbefaling er enkel: Har arbeidsplassen din allerede valgt INTRUM CRM, og trenger du mobil tilgang til oppfølgingen, er appen verdt å prøve. Hvis du bare ser etter et generelt CRM-verktøy, bør du velge noe som er laget for den bruken fra starten.

Min konklusjon er at INTRUM CRM er mest verdifull når den gjør en konkret overlevering raskere og tydeligere. Bruk den til å få riktig informasjon inn i riktig arbeidsflyt, men behold den større løsningen for oppgaver som krever grundighet. Da spiller mobilklienten på sin sterkeste side uten at du forventer mer av den enn formatet og rollen tilsier.

Vanlige spørsmål