Monitor Mobile

Analysert av Mobexer

Jeg liker apper som løser én tydelig oppgave uten å late som de skal erstatte hele arbeidsdagen. Monitor Mobile er nettopp en slik app: et mobilt vindu inn i Monitor ERP System for virksomheter som allerede bruker ERP-løsningen. Hovedverdien ligger ikke i at den er en generell gjøremålsapp eller et nytt økonomiverktøy, men i at relevant ERP-informasjon kan følges fra en mobiltelefon når du ikke sitter foran kontoret eller en fast arbeidsstasjon.

I praksis gjør dette appen mest interessant for personer som beveger seg mellom lager, produksjon, verksted, kundebesøk og kontor. Jeg ser for meg en arbeidsdag der du trenger å følge opp noe raskt, men ikke nødvendigvis vil åpne en full ERP-klient på en datamaskin. Da kan en mobiltilpasset inngang til Monitor ERP System gjøre avstanden mellom informasjon og handling kortere. Det er en enkel idé, men den treffer et reelt problem i mange bedrifter: arbeidet stopper ikke bare fordi du forlater skrivebordet.

Mobil tilgang når ERP-arbeidet ikke skjer ved skrivebordet

Den viktigste styrken er nærheten til det eksisterende systemet

Det sentrale med Monitor Mobile er koblingen til arbeidsflyten rundt Monitor ERP System. Jeg ville derfor ikke vurdert den som en selvstendig produktivitetsapp på samme måte som en kalender, notatapp eller chat. Den gir mest mening når virksomheten allerede er avhengig av Monitor, og når ansatte trenger å forholde seg til ERP-relatert arbeid mens de er ute i lokalene eller på farten.

Det skillet er viktig. En vanlig mobilapp kan være rask fordi den starter med et tomt ark. En ERP-app må derimot forholde seg til data, rutiner og roller som allerede finnes i virksomheten. Fordelen er sammenheng. Du slipper i større grad å bruke telefonen til å notere én ting, huske en annen og senere overføre alt manuelt til bedriftens system. Ulempen er at nytten avhenger av hvordan Monitor ERP System er tatt i bruk på arbeidsplassen.

Jeg opplever dette som appens mest konkrete bidrag til produktivitet: den kan redusere små avbrudd. Hvis en medarbeider må gå fra lageret til en PC bare for å sjekke eller følge opp ERP-informasjon, blir en enkel oppgave fort en serie av avbrytelser. En mobil inngang kan gjøre den samme kontrollen mer naturlig i situasjonen der behovet oppstår. Det betyr ikke at alle oppgaver blir bedre på mobil, men at enkelte oppgaver kan flyttes nærmere stedet der arbeidet faktisk skjer.

Et realistisk eksempel fra en travel arbeidsdag

Se for deg en produksjonsansvarlig som går mellom produksjonsområdet og lageret. En kollega trenger avklaring på en ordre, en vare må følges opp, eller en status må kontrolleres mens arbeidet pågår. Med en tradisjonell ERP-rutine kan personen måtte huske spørsmålet, finne en tilgjengelig datamaskin og ta saken senere. Det er ikke dramatisk én gang, men slike små ventepunkter bygger seg opp gjennom dagen.

Med Monitor Mobile kan den samme personen bruke mobilen som et mer direkte kontaktpunkt mot ERP-arbeidet. Den praktiske gevinsten er først og fremst mindre friksjon mellom observasjon og oppfølging. Jeg synes det er en mer troverdig måte å forstå appen på enn å kalle den en full erstatning for ERP-systemet. Mobilen er best når du trenger oversikt eller rask oppfølging i øyeblikket; den større skjermen er fortsatt mer naturlig for omfattende registrering, analyse og administrasjon.

Et annet scenario er en leder som beveger seg mellom møter og arbeidsområder. Vedkommende trenger kanskje å holde seg orientert om ERP-relaterte forhold, men har ikke behov for å sitte i systemet hele tiden. Her kan en mobil løsning gjøre det enklere å beholde kontakten med den operative hverdagen. Det er særlig nyttig når beslutninger må tas med utgangspunkt i informasjon som ellers bare er tilgjengelig på kontoret.

Hva du bør avklare før du forventer for mye

Det første spørsmålet jeg ville stilt, er ikke om appen ser enkel ut, men om virksomhetens Monitor-oppsett faktisk støtter arbeidsmåten du ønsker. En mobil ERP-app får ikke automatisk alle ansatte til å jobbe likt. Verdien påvirkes av hvilke rutiner bedriften har, hvem som skal bruke løsningen, og hvor mye av arbeidet som allerede er organisert rundt Monitor ERP System.

Jeg ville også avklart hvilke oppgaver som egner seg for mobil bruk. En telefon er praktisk for korte kontroller og oppfølginger, men mindre behagelig når du skal sammenligne mye informasjon, skrive lange kommentarer eller arbeide konsentrert med mange detaljer. Det er lett å bli skuffet hvis man forventer at mobilappen skal føles som hele ERP-systemet på en liten skjerm. Jeg ser den heller som et supplement som gjør bestemte deler av arbeidsflyten mer tilgjengelige.

For en bedrift er det også lurt å starte med én tydelig arbeidsprosess. I stedet for å gi alle ansatte tilgang uten plan kan man velge en situasjon der venting og dobbeltarbeid er lett å se, for eksempel oppfølging mellom lager og kontor. Da blir det enklere å vurdere om mobiltilgangen faktisk sparer tid, eller bare legger enda et verktøy oppå en allerede komplisert rutine.

Slik ville jeg brukt den på en smart måte

Jeg ville først identifisert hvilke spørsmål som oftest oppstår når jeg er borte fra PC-en. Er det status på en ordre, behov for å følge en intern prosess eller generell ERP-oversikt? Når behovet er konkret, blir det lettere å bruke Monitor Mobile målrettet i stedet for å åpne den uten en klar hensikt.

Et godt arbeidstriks er å skille mellom rask kontroll på stedet og oppgaver som krever fordypning. Bruk mobilen til det som bør avklares mens du står i situasjonen, og la større gjennomganger vente til du har en bedre arbeidsflate. Dette høres enkelt ut, men skillet hindrer at telefonen blir en dårlig kopi av kontoropplevelsen.

Jeg ville også brukt appen som en del av en fast rutine, ikke som en tilfeldig nødløsning. Hvis ansatte vet når mobiltilgangen skal brukes, blir det mindre risiko for at én person noterer lokalt, en annen sender en melding, og en tredje senere oppdaterer ERP-systemet. Den største gevinsten kan derfor komme fra bedre arbeidsflyt rundt appen, ikke bare fra selve installasjonen.

Det er dessuten verdt å tenke på hvem som faktisk trenger mobiltilgang. En medarbeider som nesten alltid arbeider ved en kontorpult, får kanskje liten fordel. En person som beveger seg mellom produksjon, lager og møter, kan derimot få langt mer ut av den samme løsningen. Riktig målgruppe er viktigere enn å gjøre appen tilgjengelig for flest mulig.

Fordelen sammenlignet med vanlige alternativer

Det vanligste alternativet er å vente til man er tilbake ved en PC. Det kan fungere fint for planlagte oppgaver, men er svakere når informasjonen trengs midt i en operativ situasjon. Et annet alternativ er å bruke notater, e-post eller meldinger og overføre resultatet senere. Det kan være raskt i øyeblikket, men skaper lett dobbeltarbeid og usikkerhet om hvilken informasjon som til slutt ble lagt inn i riktig system.

Monitor Mobile har en mer spesifikk fordel enn slike generelle verktøy: den er laget for å holde mobilbruken nær ERP-arbeidet. Jeg foretrekker denne tilnærmingen når målet er å følge opp virksomhetens eksisterende prosesser, ikke å bygge en parallell kanal ved siden av dem. En generell notatapp kan fortsatt være bedre for frie idéer, bilder eller personlige huskelister, mens Monitor Mobile passer bedre når oppgaven hører hjemme i bedriftens ERP-sammenheng.

Sammenlignet med full bruk av Monitor ERP System på en større skjerm handler forskjellen først og fremst om tilgjengelighet. Mobilen vinner på nærhet og fleksibilitet. PC-en vinner på oversikt, presisjon og komfort ved lengre økter. Jeg ville derfor ikke valgt den ene som universell erstatning for den andre. Den mest fornuftige kombinasjonen er å bruke hver flate til det den gjør best.

Begrensningene jeg ville tatt på alvor

Den mest åpenbare begrensningen er skjermstørrelsen. ERP-arbeid kan inneholde mange felt, sammenhenger og detaljer, og en mobiltelefon gir ikke samme oversikt som en større arbeidsflate. Hvis du ofte må analysere flere opplysninger samtidig, kan mobilbruk føles trangt og langsommere enn forventet. Dette er ikke et særproblem ved én bestemt app, men det påvirker hvordan Monitor Mobile bør brukes.

En annen mulig friksjon er avhengigheten av virksomhetens eksisterende oppsett. En app kan være teknisk tilgjengelig, men likevel gi begrenset verdi hvis arbeidsprosessene ikke er tilpasset mobil bruk. Jeg ville derfor ikke tolket en enkel mobilopplevelse som et tegn på at hele organisasjonen automatisk blir mer effektiv. Opplæring, rollefordeling og tydelige rutiner betyr fortsatt mye.

Jeg ville også vært forsiktig med å bruke telefonen til oppgaver som krever langvarig konsentrasjon. Mobilen inviterer til raske avbrytelser, og det kan være en ulempe i arbeid som krever kontroll av mange detaljer. For enkelte brukere er det bedre å bruke appen til å oppdage hva som må gjøres, og deretter fullføre arbeidet i den ordinære ERP-løsningen.

Disse begrensningene gjør ikke appen svak, men de gjør bruksområdet tydeligere. Den passer best som en praktisk forlengelse av Monitor ERP System, ikke som en komplett, generell produktivitetsplattform. Hvis du ikke bruker Monitor i virksomheten, ville jeg ikke valgt denne appen bare fordi du ønsker en mobil løsning for organisering.

Kompatibilitet og praktiske forventninger

Monitor Mobile er gratis, og den er merket med PEGI 3, noe som viser at den er egnet for et bredt publikum når det gjelder aldersklassifisering. Samtidig er dette en arbeidsapp, så den reelle målgruppen bestemmes av behovet for ERP-tilgang, ikke av aldersmerkingen. Den er tilgjengelig for Android-enheter fra versjon 7.0, noe som gjør at også en del eldre telefoner kan være aktuelle.

Utvikleren er Monitor ERP System, og appen har vært tilgjengelig siden 1. april 2019. Den har nå versjon 26.6.0 og over 10 tusen installasjoner. For meg gir dette et inntrykk av en løsning som hører hjemme i et spesialisert arbeidsmiljø, snarere enn en massemarkedsapp som alle skal bruke privat.

Før installasjon ville jeg likevel sjekket at telefonen og virksomhetens oppsett passer sammen, og at du vet hvilken rolle appen skal ha i arbeidsdagen. Det er bedre å avklare dette på forhånd enn å installere appen og forvente at den alene skal vise hele ERP-miljøet på samme måte som en PC. Den praktiske opplevelsen blir best når mobilbruken er planlagt rundt konkrete arbeidsoppgaver.

Hvem får mest ut av Monitor Mobile?

Jeg mener appen passer best for ansatte som trenger å være mobile uten å miste kontakten med ERP-arbeidet. Det kan være personer i produksjon, lager, service, logistikk eller ledelse, særlig når de ofte må følge opp saker utenfor kontorplassen. For disse brukerne kan den korte veien til relevant informasjon være mer verdifull enn et stort antall ekstra funksjoner.

Den kan også være nyttig for virksomheter som opplever mye muntlig oppfølging og mange små avklaringer i løpet av dagen. Hvis ansatte stadig må gå tilbake til en PC, kan en mobil inngang gjøre arbeidsflyten mer sammenhengende. Men jeg ville startet med brukere som har et tydelig behov, og deretter vurdert om flere roller faktisk får en fordel.

Jeg ville vært mer tilbakeholden hvis du leter etter en selvstendig app for personlig planlegging, prosjektstyring eller notater. Monitor Mobile er ikke det naturlige valget for en privat bruker som bare vil organisere hverdagen. Den er heller ikke førstevalget for noen som gjør nesten alt ERP-arbeid ved en stor skjerm og sjelden trenger informasjon ute i feltet.

Min vurdering etter å ha sett på arbeidsflyten

Det jeg liker best, er at Monitor Mobile har en tydelig rolle: å bringe ERP-arbeidet nærmere brukeren når arbeidet foregår utenfor skrivebordet. Den ideen er mer nyttig enn en lang liste med generelle funksjoner, fordi den løser en konkret avstand mellom systemet og arbeidssituasjonen. Når den brukes til korte, relevante oppgaver, kan den gjøre dagen mindre oppstykket.

Jeg ville anbefalt den til en virksomhet som allerede bruker Monitor ERP System og har ansatte som trenger mobil tilgang i operative situasjoner. Før utrulling ville jeg valgt én arbeidsflyt, bestemt hva som skal gjøres på mobil, og beholdt større oppgaver på PC. Med den avgrensningen fremstår Monitor Mobile som et fornuftig verktøy for å følge ERP-arbeidet i bevegelse.

Min konklusjon er derfor positiv, men målrettet: Monitor Mobile er best når mobilen skal være en praktisk forlengelse av et eksisterende ERP-miljø. Den er gratis, støtter eldre Android-enheter fra versjon 7.0 og kan passe godt for en PEGI 3-merket arbeidsapp, men verdien ligger først og fremst i organisasjonens arbeidsmåte. Hvis du trenger en enkel mobil vei til Monitor-relatert oppfølging, synes jeg den er verdt å prøve. Hvis du ønsker en generell produktivitetsapp uten tilknytning til Monitor, ville jeg valgt et annet verktøy.

Vanlige spørsmål