Visma Employee

Analyse av Mobexer

Den første uka med en ny jobbapp handler ofte om å finne ut om den faktisk sparer tid, eller bare gir deg enda et sted å sjekke. For meg er verdien av Visma Employee ganske konkret: Den samler lønnsrelatert informasjon på mobilen, slik at jeg slipper å lete i e-post eller på en arbeidsportal hver gang jeg vil kontrollere en lønnsslipp. Den typen nytte er ikke spektakulær, men den kan bli en fast del av hverdagen når behovet dukker opp jevnlig.

Førsteinntrykket: nyttig når du trenger det

Jeg ville først og fremst sett på dette som en jobbrelatert app for lønnsinformasjon, ikke som et komplett verktøy for å planlegge hele arbeidsdagen. Visma Software International AS står bak appen, som er gratis og har PEGI 3-aldersmerking. Den har vært tilgjengelig siden 25. september 2014, og versjon 11.11.0 krever Android 11 eller nyere. Den finnes også på iOS, noe som er praktisk hvis du bytter mellom plattformer eller bruker en annen mobil enn Android.

Det som gjør appen lett å forstå, er at formålet er avgrenset: Du bruker den når du vil finne lønnsslippen din, og varsler skal gjøre deg oppmerksom på nye lønnsslipper. Jeg liker slike apper best når de løser én tilbakevendende oppgave uten å kreve at jeg lærer et stort system. Samtidig betyr det at du ikke bør installere den med forventning om at den alene skal gi deg full oversikt over vakter, arbeidsoppgaver eller alle spørsmål du måtte ha om lønn.

Den første uka er derfor en god anledning til å sjekke om appen passer inn i rutinene du allerede har. Har du ofte behov for å slå opp lønnsinformasjon mens du er på farten, kan mobilen være et mer naturlig sted enn en datamaskin. Hvis du bare kontrollerer lønnsslippen noen få ganger i året og allerede vet hvor den ligger, kan gevinsten føles mindre. Den praktiske verdien ligger i rask tilgang når behovet faktisk oppstår, ikke i at appen må åpnes hver dag.

Fra første uke til fast vane

Er du på jakt etter en app som kan gjøre arbeidsdagen din enklere? La meg fortelle deg om Visma Employee, en app som kan gjøre både små og store arbeidsoppgaver litt mindre stressende. Jeg har hatt gleden av å teste denne appen, og her er mine tanker.

Oversikt og førsteinntrykk

Så, hva er greia med Visma Employee? Kort fortalt er det en app designet for å håndtere alt fra lønnsslipper til fraværsmeldinger, rett fra mobilen din. For en som elsker å få ting gjort raskt og effektivt, var dette et veldig interessant konsept. Appen er tilgjengelig for både Android og iOS, så det er en stor pluss i boka!

Det er likevel lurt å skille mellom hva som er sentralt for appens dokumenterte nytte, og hvilke deler av arbeidsflyten som kan variere fra arbeidsplass til arbeidsplass. Tilgangen til lønnsslipper og varsler om nye lønnsslipper er det tydelige utgangspunktet. Hvis du også trenger å registrere fravær, bør du kontrollere at denne funksjonen er tilgjengelig for deg i oppsettet arbeidsgiveren bruker. En jobbapp kan oppleves ulikt avhengig av hvilke tjenester arbeidsplassen har tatt i bruk, så jeg ville ikke basert et valg på at alle brukere møter nøyaktig de samme valgene.

Brukervennlighet

Fra det øyeblikket jeg lastet ned appen, var jeg imponert over hvor intuitiv og enkel Visma Employee er å bruke. Navigasjonen er sømløs, og designet er rent og moderne. Jeg følte ikke at jeg trengte å være teknisk kyndig for å forstå hvordan alt fungerte. Appen gjør en god jobb med å guide deg gjennom de forskjellige funksjonene uten at det føles overveldende.

En liten, men nyttig vane er å åpne appen når du faktisk har et konkret ærend, i stedet for å sjekke den automatisk uten grunn. Når du vil finne en lønnsslipp, kan du bruke den som utgangspunkt for en kontroll av beløp og detaljer, og deretter gå videre til arbeidsgiveren hvis noe virker uklart. Appen gjør dokumentet lettere å hente frem; den erstatter ikke nødvendigvis forklaringen fra lønnsavdelingen dersom du ikke forstår en post.

Varsler kan også være mest nyttige når de fører til en enkel handling: Du ser at en ny lønnsslipp er tilgjengelig, åpner den når du har tid, og lagrer eller kontrollerer den ved behov. Det er en mer bærekraftig rutine enn å føle at du må følge med på telefonen hele tiden. Hvis varsler blir en kilde til avbrytelser, kan du vurdere hvordan de passer inn i dine vanlige mobilvaner, samtidig som du fortsatt sjekker appen når du forventer å trenge lønnsinformasjonen.

Funksjoner du vil elske

En av de mest praktiske funksjonene er lønnsslippene. Det er superenkelt å få tilgang til dem, og du kan til og med laste dem ned som PDF. Dette er gull verdt når du trenger å sjekke detaljer eller sende dem videre ved en senere anledning.

En konkret situasjon der dette kan spare deg for styr, er når du vil kontrollere lønnen mens du er borte fra jobb, eller trenger å hente frem et dokument uten å starte en datamaskin. PDF-formatet gjør det enklere å beholde en kopi til senere bruk. Jeg ville likevel tenkt gjennom hvor jeg lagrer slike dokumenter: En lønnsslipp kan inneholde personlige opplysninger, så det er fornuftig å bruke en lagringsplass du selv har kontroll på, og unngå å sende filen videre uten at det er nødvendig.

Det er også forskjell på å ha dokumentet tilgjengelig og å få løst et avvik. Hvis du oppdager noe du ikke kjenner igjen, kan du bruke lønnsslippen til å formulere et presist spørsmål til arbeidsgiveren, for eksempel ved å vise til den aktuelle posten. Dermed fungerer appen best som et praktisk oppslagssted og et hjelpemiddel for egen kontroll, ikke som en automatisk forklaring på hvordan lønnen er beregnet.

La oss ikke glemme fraværshåndteringen. Å registrere sykedager eller ferie er så enkelt som å trykke på et par knapper. Ingen flere lange e-poster eller telefonsamtaler til HR-avdelingen. Alt er gjort på et blunk!

Fravær er et område der arbeidsplassens rutiner har mye å si. Hvis du bruker appen til dette, ville jeg kontrollert at registreringen faktisk er sendt inn og fulgt den prosessen jobben din forventer. Det er særlig viktig når fraværet haster eller må avklares med en leder. En rask mobilregistrering kan gjøre første steg enklere, men den er ikke nødvendigvis en erstatning for å følge arbeidsplassens øvrige beskjedrutiner.

Verdien fra måned til måned

En jobbapp fortjener fast plass på mobilen når den gir tilbakevendende verdi uten at du må bruke mye tid på å vedlikeholde den. For mange vil lønnsslippen være aktuell med jevne mellomrom, mens resten av måneden kan gå uten at appen trenger oppmerksomhet. Det er egentlig et godt tegn: Verktøyet skal være klart når du trenger det, ikke kreve daglig bruk for å føles nyttig.

På arbeidsplasser der ansatte allerede bruker e-post eller en nettportal for lønnsdokumenter, blir sammenligningen først og fremst et spørsmål om vane. E-post kan være praktisk hvis du allerede arkiverer alt der, mens en portal på datamaskinen kan passe bedre når du sitter ved skrivebordet og sammenligner flere dokumenter. Mobilappen har sin styrke når du vil sjekke noe raskt uten å være ved en PC. Den er derfor ikke automatisk det beste valget i alle situasjoner; den er et ekstra praktisk alternativ for den som liker å gjøre slike oppslag fra telefonen.

En gjennomtenkt månedsrutine kan være å åpne lønnsslippen når du får beskjed om at den er klar, kontrollere den mens detaljene fortsatt er ferske, og ta vare på PDF-en dersom du senere trenger dokumentasjon. Da blir appen del av en enkel arbeidsflyt, ikke enda en innboks du føler at du må følge med på. Hvis du ikke har behov for å laste ned eller kontrollere dokumenter, holder det kanskje å vite hvor du finner dem når spørsmålet oppstår.

Det kan også være nyttig å tenke på hvem som får mest ut av denne typen tilgang. Jeg synes løsningen passer særlig godt for ansatte som ønsker å sjekke lønnsinformasjon uten å vente til de er tilbake ved en datamaskin, og for dem som liker å ha dokumenter tilgjengelige på mobilen. Den passer dårligere for personer som først og fremst leter etter en fullverdig arbeidsplanlegger, en detaljert oversikt over oppgaver eller en felles kanal for all kontakt med arbeidsgiveren.

Vedlikehold, avhengigheter og mulige irritasjoner

Vedlikeholdsbyrden virker lav så lenge appen bare brukes når det er nødvendig, men det finnes noen praktiske ting å huske på. Du trenger en mobil som oppfyller systemkravet, og tilgangen til arbeidsrelatert informasjon avhenger av at arbeidsplassen din bruker løsningen og at du kan logge inn med opplysningene du har fått. Dersom du ikke kommer inn, ville jeg først undersøkt innloggingen og spurt arbeidsgiver eller intern støtte om riktig tilgang, fremfor å anta at selve appen løser kontoproblemet.

En annen avveining er at mobiltilgang gjør dokumenter enkle å hente frem, men også flytter dem inn i en enhet du bruker i mange sammenhenger. Jeg ville derfor unngått å la en nedlastet lønnsslipp bli liggende i en tilfeldig mappe eller sende den videre i en travel situasjon uten å tenke gjennom mottaker og behov. Den ekstra tilgjengeligheten er nyttig, men personlige lønnsopplysninger fortjener fortsatt litt omtanke.

Forventningene bør også være realistiske hvis en lønnsslipp ikke vises når du venter den. En app kan vise informasjon som er gjort tilgjengelig gjennom arbeidsplassens løsning, men den kan ikke i seg selv forklare hvorfor en lønnsprosess er forsinket. I en slik situasjon er det mer effektivt å avklare med arbeidsgiveren enn å åpne appen gjentatte ganger. Det er en liten, men viktig forskjell mellom å ha et godt oppslagsverktøy og å ha kontroll over hele lønnsprosessen.

Brukertallene gir et inntrykk av at løsningen er etablert: Den har en gjennomsnittsvurdering på 4,4 fra rundt 8,9 tusen vurderinger, og er lastet ned over 500 tusen ganger. Det er nyttig som bakgrunn, men jeg ville lagt større vekt på om arbeidsplassen din faktisk bruker appen, og om mobiltilgangen passer dine behov. En høy vurdering kan ikke si om akkurat din arbeidsgiver har aktivert funksjonene du ønsker.

Hva kan bli bedre?

Selv om Visma Employee har mange sterke sider, er det alltid rom for forbedring. Jeg la merke til at appen noen ganger kan ha små forsinkelser når du laster inn større mengder data. Det er ikke en dealbreaker, men det kan være litt frustrerende når du er i farta.

En annen ting jeg savnet var mer integrasjon med andre apper og systemer. Det ville vært fantastisk å kunne koble den opp mot kalenderen min eller andre produktivitetsverktøy for enda bedre oversikt.

Dette er særlig verdt å tenke på hvis du ønsker at én app skal samle hele arbeidsdagen. For lønnsslipper er en avgrenset løsning ofte nok, men den erstatter ikke nødvendigvis verktøyene du bruker til kalender, arbeidsoppgaver eller kommunikasjon. Jeg ville derfor beholdt de appene som allerede løser disse oppgavene godt, i stedet for å forvente at Visma Employee skal fungere som et alt-i-ett-system.

Hvis du bare vil kontrollere en lønnsslipp av og til, kan det dessuten føles unødvendig å installere enda en app. Da kan en eksisterende arbeidsportal eller en rutine med dokumenter på datamaskinen være bedre for deg. Men hvis du stadig trenger å finne lønnsinformasjon fra mobilen, kan rask tilgang veie tyngre enn ønsket om å holde appoversikten så kort som mulig.

Min konklusjon

Alt i alt er Visma Employee en utrolig nyttig app for alle som ønsker å gjøre arbeidsdagen litt lettere. Den er enkel å bruke, har et rent design, og tilbyr en rekke funksjoner som virkelig kan gjøre en forskjell.

Hvis du er en som liker å ha kontroll på arbeidsoppgavene dine fra mobilen, er dette definitivt en app du bør vurdere å laste ned. Selv om det er noen små forbedringsområder, er de ikke nok til å overskygge de mange fordelene appen tilbyr. Så hvorfor ikke gi det et forsøk? Det kan være akkurat det verktøyet du trenger for å få en mer smidig arbeidsdag!

Jeg ville likevel formulert anbefalingen litt mer presist: Appen gir mest mening for deg som vil ha lønnsinformasjon lett tilgjengelig på telefonen, og som faktisk har tilgang gjennom arbeidsplassen. Hvis du trenger en full arbeidsplattform, eller foretrekker å håndtere dokumenter samlet på en datamaskin, er andre løsninger sannsynligvis mer praktiske. Visma Employee kan være et godt supplement uten å være sentrum for alt du gjør på jobb.

Etter at nyhetens interesse har lagt seg, er det den tilbakevendende oppgaven som avgjør om appen blir værende. Her er vurderingen min positiv, men nøktern: Den trenger ikke bli en daglig vane for å være nyttig. Når lønnsslippen skal sjekkes, eller du trenger en kopi, kan det være verdifullt å ha en enkel vei inn. Hvis du ikke bruker den til noe slikt, er det heller ingen grunn til å åpne den bare for å holde den aktiv.

Appen har 353 skriftlige anmeldelser i tillegg til vurderingene, men slike erfaringer må ses i lys av at tilgang og behov varierer mellom arbeidsplasser. Før du bestemmer deg, ville jeg derfor avklart om arbeidsgiveren din bruker løsningen, kontrollert at mobilen din støtter den, og vurdert om du faktisk ønsker lønnsdokumentene på telefonen. For meg er det disse praktiske spørsmålene, mer enn antallet funksjoner, som avgjør om den fortjener fast plass.

Min langsiktige dom er at Visma Employee er best når du behandler den som et målrettet arbeidsverktøy: Installer den hvis mobilen gjør lønnsinformasjonen enklere å finne, bruk den når et konkret behov oppstår, og la den være i fred resten av tiden. Den lave terskelen for sporadisk bruk er en styrke, mens begrenset rolle utenfor lønn og arbeidsplassens oppsett er grunnen til at den ikke passer for alle.