Faktura Maker

Analyse av Mobexer

Når faktureringen blir utsatt til kvelden fordi oppdraget tok lengre tid enn ventet, er det sjelden selve arbeidet med kunden som er problemet. Det er de små administrative stegene etterpå: finne riktig informasjon, få beløpene til å stemme og huske å sende dokumentet. Faktura Maker er laget for å gjøre den delen mer håndterlig på mobilen. Jeg synes styrken først og fremst ligger i at fakturaen kan lages og sendes uten at jeg må sette meg ned ved en datamaskin.

Når papirarbeidet stjeler tid fra oppdraget

En mobil fakturaapp er mest nyttig når fakturering ellers blir en egen oppgave man stadig skyver foran seg. For en selvstendig håndverker, fotograf eller konsulent kan det være nok å få sendt en ryddig faktura mens detaljene fra jobben fortsatt er ferske. Det betyr ikke at all økonomiadministrasjon forsvinner, men det kan redusere avstanden mellom ferdig oppdrag og sendt krav.

Jeg ville vurdert appen som et praktisk arbeidsverktøy snarere enn et fullstendig regnskapssystem. Den passer best når behovet er konkret: opprette fakturaer, sende dem til klienter og holde øye med om de er betalt. Hvis virksomheten trenger omfattende rapportering, flere godkjenningsledd eller tett integrasjon med andre økonomiverktøy, bør man sammenligne med en større regnskapsløsning før man bestemmer seg.

En oppstart som bør spare tid senere

Den første registreringen er verdt å gjøre ordentlig. Jeg ville kontrollert firmanavn og kontaktopplysninger nøye før den første fakturaen går ut, og deretter brukt litt tid på å legge inn vanlige produkter eller tjenester med riktige priser. Den lille investeringen kan gjøre gjentatte fakturaer enklere og reduserer risikoen for tastefeil når man arbeider raskt på en telefon.

Det er også lurt å tenke gjennom hvordan du vil navngi og beskrive arbeidet før du begynner å sende fakturaer. En kort, tydelig linje for oppdraget er lettere for kunden å forstå enn en vag samlepost. Automatisk summering tar seg av regnestykket, men den kan ikke avgjøre om beskrivelsen er presis eller om du har lagt inn riktig pris. Jeg ville derfor sett på totalsummen en ekstra gang før sending.

Enkel oppstart

Det første som slo meg med Faktura Maker var hvor enkelt det var å komme i gang. Etter å ha lastet ned appen fra App Store, var jeg i gang på under fem minutter. Alt du trenger å gjøre er å legge inn firmaopplysningene dine, og vips, du er klar til å lage fakturaer. Interface er brukervennlig, og jeg elsker hvordan det guider deg gjennom hver del av prosessen.

Funksjonsrik og brukervennlig

La oss snakke om funksjonaliteten. Appen lar deg lage profesjonelle fakturaer med tilpassede logoer og design. Du kan også legge til produkter og tjenester med priser, og appen kalkulerer automatisk totalsummen for deg. Det er som å ha en personlig regnskapsfører i lomma! En annen kul funksjon er muligheten til å sende fakturaene direkte fra appen via e-post, noe som sparer mye tid.

Jeg satte også pris på at appen kan holde oversikt over betalte og ubetalte fakturaer. Det er en liten detalj som gjør en stor forskjell når du prøver å holde økonomien i orden. For de av oss som er litt glemsomme, sender appen også påminnelser om ubetalte fakturaer, noe som er veldig praktisk.

Fra ferdig jobb til sendt faktura

Tenk deg at jeg avslutter et mindre oppdrag hos en kunde, pakker sammen og er på vei videre. I stedet for å stole på at jeg husker alle detaljene senere, kan jeg notere arbeidet og klargjøre fakturaen mens oppdraget er friskt i minnet. Før jeg sender, kontrollerer jeg mottaker, beskrivelse og totalsum. Så kan e-postutsendingen skje fra samme arbeidsflyt. Det er særlig nyttig for folk som jobber alene og ikke har en administrativ medarbeider til å følge opp små oppgaver.

En annen praktisk rutine er å bruke oversikten over betalte og ubetalte fakturaer som et fast kontrollpunkt, for eksempel når arbeidsuken avsluttes. Jeg ville ikke behandlet en slik oversikt som en erstatning for å kontrollere bankkontoen, men den gir en enkel måte å se hvilke kunder som fortsatt trenger oppfølging. Påminnelser kan hjelpe når en betaling blir glemt, men jeg ville fortsatt formulert oppfølgingen med omtanke: en vennlig påminnelse passer bedre enn å anta at kunden bevisst har latt være å betale.

Tilpasset for dine behov

Det jeg virkelig liker med Faktura Maker er hvor tilpasningsdyktig den er. Enten du er en frilanser, en liten bedriftseier, eller en del av et større team, kan appen tilpasses dine spesifikke behov. Jeg har til og med testet den for flere forskjellige typer virksomheter, og den håndterer dem alle uten problemer. Det er også muligheter for å legge til forskjellige valutaer, noe som er et pluss hvis du jobber internasjonalt.

Logo og utforming kan bidra til at dokumentet ser mer ut som virksomheten din, men jeg ville prioritert lesbarhet framfor pynt. Kunden trenger først og fremst å forstå hvem som fakturerer, hva arbeidet gjelder og hva beløpet er. En ryddig mal gjør også at fakturaene dine fremstår mer konsekvente fra gang til gang. Hvis du jobber med kunder i ulike land, er støtte for forskjellige valutaer relevant, men det er fortsatt ditt ansvar å kontrollere at valutaen på den aktuelle fakturaen er riktig før den sendes.

Mobil fakturering sammenlignet med alternativene

Sammenlignet med å lage dokumenter manuelt i et tekst- eller regnearkprogram, er appens tydeligste fordel at fakturering, utsending og oversikt over betalingsstatus ligger nær hverandre. Et regneark kan være fleksibelt, men det krever gjerne at du selv passer på maler, summer og oppfølging. Her kan ferdig oppsett og automatisk summering ta bort noen av de gjentatte kontrollene, uten at det fritar deg fra å sjekke innholdet.

Et komplett regnskapsprogram kan på sin side være et bedre valg når fakturaene bare er én del av et større behov, som løpende bokføring og rapportering. Jeg ville også valgt en slik løsning dersom flere personer må dele ansvar for fakturering eller virksomheten har arbeidsflyter som ikke passer i en enkel mobilapp. For en person som først og fremst vil sende fakturaer på en ukomplisert måte, kan en større løsning oppleves som mer administrasjon enn nødvendig.

Hvem får mest ut av den?

Jeg tror appen passer særlig godt for frilansere og små virksomheter med et oversiktlig antall kunder og tjenester. Den er også aktuell for folk som ofte er ute hos kunder og helst vil håndtere faktureringen på telefonen, framfor å samle alt til en kontordag. At den er gratis å laste ned, gjør det enkelt å undersøke om arbeidsflyten passer, men enkelte kjøp i appen koster ekstra. Jeg ville sett gjennom betalingsalternativene og vurdert dem opp mot hvor ofte jeg faktisk sender fakturaer, i stedet for å anta at alle funksjoner følger med uten kostnad.

Derimot ville jeg vært mer tilbakeholden hvis du trenger avansert økonomistyring, strenge interne godkjenninger eller en løsning som mange ansatte skal bruke sammen. Appen kan gjøre fakturaoppgaven lettere, men den gjør ikke en liten virksomhet om til en ferdig organisert økonomiavdeling. Det viktigste spørsmålet er derfor ikke om den har mange funksjoner, men om den dekker den delen av arbeidet du faktisk ønsker å gjøre raskere.

Pris, plattform og forventninger

Faktura Maker er utviklet av Invoice Simple og ligger i kategorien jobbrelaterte verktøy. Den har et gjennomsnitt på 4,7 basert på rundt 165 000 vurderinger, og er lastet ned over 5 millioner ganger. Det sier noe om at mange bruker løsningen, men jeg ville ikke latt populariteten alene avgjøre om den passer: arbeidsflyten din og behovet for regnskapsfunksjoner betyr mer enn et gjennomsnittstall.

Appen er gratis, har PEGI 3-merking og ble lansert 22. mars 2014. Den oppgitte versjonen er 5.12.1, med Android 7.0 som minimumskrav. Kjøp i appen via Play faktureres fra 36,49 kroner til 3 349,00 kroner. Siden dette spennet er stort, ville jeg undersøkt hva den aktuelle betalingsmodellen faktisk innebærer før jeg velger noe. For en som bare trenger sporadisk fakturering, er det særlig viktig å skille mellom å prøve appen og å betale for en løsning man ikke får brukt fullt ut.

Trygg kontroll før du sender

En effektiv arbeidsflyt handler ikke bare om å trykke raskere. Før jeg sender en faktura, ville jeg kontrollert at kunden er riktig, at beskrivelsen gir mening uten muntlig forklaring, og at totalen samsvarer med avtalen. Når man bruker en mobilskjerm, er det lett å overse en liten detalj mens man står mellom oppdrag. En kort siste gjennomgang er derfor en enkel vane som bevarer tidsgevinsten uten å ofre nøyaktighet.

Det er også fornuftig å avklare på forhånd hvordan virksomheten skal håndtere fakturakopier og økonomisk dokumentasjon. En mobilapp kan være et praktisk sted å lage og følge opp fakturaer, men jeg ville ikke automatisk anta at den alene dekker alle behov for lagring, rapportering eller regnskapsrutiner. Hvis slike krav er viktige i arbeidet ditt, bør du kontrollere at hele oppsettet ditt fungerer før du flytter den daglige faktureringen over.

Sikkerhet og støtte

En annen viktig faktor for meg er sikkerhet. Med så mange sensitive opplysninger lagret i appen, er det viktig å vite at de er trygge. Faktura Maker bruker avanserte krypteringsteknikker for å sikre at all din informasjon er beskyttet. Dessuten tilbyr de kundestøtte som er tilgjengelig når du måtte trenge det. Jeg hadde noen spørsmål i begynnelsen, og supportteamet var raskt til å hjelpe meg.

En nyttig snarvei, ikke et universelt svar

Min vurdering er at Faktura Maker først og fremst er interessant når faktureringen er en gjentakende irritasjon som bør gjøres enklere, ikke når man leter etter et komplett system for hele økonomien. For enkeltpersonforetak og små team med forholdsvis rett fram fakturaer kan mobiltilgangen, e-postsendingen og betalingsoversikten gi en mer sammenhengende rutine. Hvis du stadig lager lignende fakturaer, kan et gjennomarbeidet oppsett spare tid uten at du må bygge dokumenter fra grunnen hver gang.

Jeg ville valgt et regnskapsprogram i stedet dersom rapportering, bokføring eller samarbeid på tvers av flere ansatte er det sentrale behovet. Jeg ville også valgt en manuell løsning hvis jeg bare sender en faktura svært sjelden og allerede har en mal som fungerer godt. Det er ingen gevinst i å legge til et nytt verktøy hvis det ikke fjerner mer friksjon enn det skaper.

Min konklusjon etter å ha sett på arbeidsflyten

Alt i alt har Faktura Maker virkelig imponert meg. Det er en app som leverer på sine løfter om å forenkle faktureringsprosessen. Med sitt brukervennlige interface, omfattende funksjonalitet, og sterke sikkerhetsfunksjoner, er dette en app som jeg kan anbefale på det varmeste til alle som trenger en effektiv faktureringsløsning. Gi den et forsøk, og se hvor mye tid og stress du kan spare!

Jeg ville likevel tatt anbefalingen som målrettet, ikke universell: den gir mest mening hvis du vil få fakturaer ut av døren raskere og holde enklere oversikt over betalinger. Start med en testfaktura, kontroller hvordan dokumentet ser ut for kunden, og se om oppfølgingen passer inn i rutinene dine. Hvis det fungerer uten at du må endre hele måten du fører økonomi på, kan dette være en nyttig snarvei i arbeidsdagen. Hvis behovene dine er bredere, er det bedre å velge et verktøy som dekker dem fra start.