Work Log: Tidssjema & Faktura

Analyse av Mobexer

På en travel dag kan timer gå med til små oppgaver som ingen husker å føre opp senere. Jeg liker derfor tanken bak Work Log: Tidssjema & Faktura: å samle arbeidstid og fakturering i et verktøy som er lett å ta frem når noe faktisk er gjort. Den kan passe særlig godt for frilansere og små tjenesteytere som trenger oversikt uten å bygge et helt regnskapssystem rundt arbeidsdagen.

Når flere deler ansvar og en enhet

Et hverdagslig eksempel er et hjem der én person gjør betalt arbeid ved kjøkkenbordet, mens en annen låner telefonen til praktiske gjøremål. Da er det nyttig å tenke gjennom hvem som registrerer timer og på hvilken enhet, før dette blir en vane. Jeg ville ikke behandlet en delt telefon som en felles arbeidsjournal: kundearbeid, prosjektvalg og fakturagrunnlag bør holdes tydelig knyttet til den som utførte jobben.

Appen retter seg mot arbeidssporing og faktura, ikke mot koordinering av familiens kalender eller oppgaver. Hvis to personer bruker den til hvert sitt arbeid, bør de avklare hvordan de skiller arbeidet sitt i praksis, og kontrollere oppsettet før de legger inn kundedetaljer. For et hjem med én selvstendig næringsdrivende og andre som bare bruker samme mobil av og til, er den mest ryddige løsningen å la arbeidsføringen være personens eget ansvar.

Et ryddig oppsett fra første arbeidsdag

Jeg ville startet med noen få prosjekter og kunder, ikke forsøkt å lage en perfekt struktur for hele virksomheten med én gang. Bruk korte, gjenkjennelige navn som er lette å velge når du står mellom to oppgaver. Hvis du bruker for mange nesten like prosjektetiketter, blir registreringen tregere og rapportene vanskeligere å lese; en enkel navnestandard kan spare mer tid enn et avansert oppsett.

Før du lager den første fakturaen, er det lurt å gå gjennom kundeopplysninger, timesats og hvilke timer som hører til hvilket oppdrag. Jeg ville også kontrollert rapporten før fakturering, særlig hvis dagen inneholder både arbeid som skal faktureres og tid du ikke tar betalt for. En tidslogg er bare nyttig som fakturagrunnlag når kategoriene og føringene faktisk samsvarer med avtalen du har med kunden.

Work Log er en gratis økonomiapp fra WnO Time Tracker. Den har et gjennomsnitt på 4,4 fra rundt 1,3 tusen vurderinger og er lastet ned over 50 tusen ganger. Appen er merket PEGI 3, ble lansert 5. januar 2019, og versjon 9.2.9 krever Android 5.0 eller nyere. Det finnes kjøp i appen fra 42 til 559 kroner ved fakturering via Play, så jeg ville undersøkt hva som inngår i den gratis bruken og hvilke behov som eventuelt krever et kjøp før jeg bygget hele arbeidsflyten min rundt den.

Føring som tåler avbrytelser

Den største praktiske utfordringen med tidsføring er ofte ikke selve appen, men å huske den når arbeidsdagen blir avbrutt. Jeg ville valgt én fast vane: starte eller registrere oppgaven idet jeg begynner, og kontrollere dagens logg før jeg avslutter. Hvis du venter til slutten av uken, blir det lett å blande sammen korte samtaler, forberedelser og arbeid på ulike kunder.

For oppdrag som består av mange små bolker, kan det være nyttig å føre tiden så nær hendelsen som mulig og bruke prosjekt- eller kundenavn konsekvent. Det gir et bedre grunnlag for å se hvor arbeidet faktisk går, ikke bare hvor mange timer du totalt har jobbet. Samtidig bør du unngå å overtolke rapportene: en oversikt viser registrert tid, ikke automatisk hvor lønnsomt et prosjekt er eller om en kundeavtale bør endres.

Hvem den passer for – og når et annet verktøy er bedre

Jeg synes appen virker mest relevant for selvstendige som fakturerer etter medgått tid, små konsulenter og håndverkere som vil holde timeloggen tett på jobben. For dem kan kombinasjonen av tidsregistrering, prosjekter, kunder og faktura være mer praktisk enn å føre timer i notater og senere flytte tallene til et separat fakturaverktøy. At den også har rapportering, kan gjøre det lettere å oppdage hvilke typer arbeid som stadig tar mer tid enn planlagt.

Den er mindre opplagt for et team som trenger godkjenningsflyt, felles bemanningsplaner eller en sentral administratorkonto. Den er heller ikke nødvendigvis riktig valg hvis virksomheten din trenger et komplett regnskapssystem med bokføring og andre økonomiprosesser. I slike tilfeller kan et dedikert regnskaps- eller prosjektstyringsverktøy være et bedre hovedsystem, mens Work Log eventuelt brukes til personlig timeføring. Jeg ville ikke valgt den bare fordi den kan lage fakturaer; det avgjørende er om arbeidsmåten rundt timer og kunder passer behovet ditt.

Sammenlignet med et regneark er en egen tidsapp mer nærliggende å bruke mens arbeidet pågår, men et regneark kan være enklere å forme helt fritt. Sammenlignet med en kalender er tidsføring bedre egnet til å dokumentere faktisk arbeid, mens kalenderen først og fremst viser hva du hadde planlagt. Jeg ser derfor ikke disse alternativene som likeverdige: velg etter om du trenger å huske avtaler, registrere utført arbeid eller produsere et fakturagrunnlag.

Fra tidslogg til faktura uten å miste oversikten

Det som virkelig skiller denne appen fra andre, er hvor omfattende den er. Du kan enkelt legge inn timer for hver jobb du gjør, og appen vil automatisk oppdatere tidsloggene dine. Det er som å ha en personlig assistent som passer på at du ikke glemmer noe!

En annen stor fordel er faktura-funksjonen. Du kan lage profesjonelle fakturaer direkte fra appen, noe som sparer deg for tid og stress. Jeg var i stand til å tilpasse fakturaene med min egen logo og detaljer, noe som ga dem et profesjonelt preg.

Brukervennlighet i fokus

Jeg må si at en av mine favorittdeler med Work Log: Tidssjema & Faktura er hvor raskt jeg kunne tilpasse appen til mine behov. Den gir deg muligheten til å sette opp forskjellige prosjekter og kunder, så du alltid har kontroll. Det er også en rekke rapporteringsfunksjoner som gir deg en tydelig oversikt over arbeidet ditt.

"Jeg har aldri hatt så mye kontroll over arbeidstimene mine før."

Tilgjengelighet og integrasjoner

Appen er tilgjengelig både for Android og iOS, så den passer de fleste brukere. Den har også muligheter for integrasjoner med andre verktøy, noe som gjør det enkelt å synkronisere data på tvers av plattformer.

Jeg har satt pris på hvordan den kan kobles til Google Kalender, noe som gjør det enkelt å holde styr på avtaler og frister. Det er også mulig å eksportere dataene til Excel, noe som kan være nyttig for dem som liker å ha en fysisk kopi av arbeidstimene sine.

Grenser for deling, alder og tillit

PEGI 3 gjør at aldersmerkingen ikke er en grunn til bekymring for vanlig bruk, men dette er likevel et arbeidsverktøy, ikke en app jeg ville gitt barn ansvar for å administrere. Kundelister, arbeidstimer og fakturaer kan inneholde opplysninger som bør behandles med omtanke. På en delt enhet bør brukeren derfor være nøye med å holde arbeidsinnholdet adskilt fra familiens øvrige bruk og ikke la andre sende eller endre fakturaer på vedkommendes vegne.

Jeg ville også avklart hvem som har ansvar for å kontrollere en faktura før den sendes, særlig i en husholdning der noen hjelper til med å organisere papirer. Det er en praktisk arbeidsdeling, ikke en funksjon jeg forventer at appen håndterer automatisk. Den som kjenner avtalen med kunden, bør kontrollere timer, beløp og mottaker; en ryddig logg erstatter ikke den kontrollen.

Min erfaring og konklusjon

Etter å ha brukt appen i noen uker, kan jeg ærlig si at den har gjort livet mitt mye enklere. Jeg har fått bedre oversikt over arbeidstimene mine, og faktureringen går som en lek. Om du leter etter en app for å håndtere tidsskjema og fakturaer, vil jeg absolutt anbefale å prøve denne.

Så, hvis du ønsker å ta kontroll over din arbeidshverdag, kan det være verdt å gi denne appen en sjanse. Du finner den tilgjengelig for nedlasting i både Google Play Store og Apple App Store. God arbeidslyst!

Et siste valg før du begynner

For meg er den beste grunnen til å prøve Work Log: Tidssjema & Faktura at den samler registrering og fakturering rundt det konkrete arbeidet ditt, uten at du først må organisere alt i et større system. Den passer best når én person trenger en oversiktlig rutine for egne kunder og oppdrag. Hvis flere skal føre timer sammen, eller økonomiarbeidet krever mer enn timer og fakturaer, bør du først vurdere om et verktøy laget for samarbeid eller regnskap vil dekke behovet bedre.